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| 慶応義塾大学のWeb会議システムではクラウドベースにすることで専用機不要で会議開催・参加できるようにした |
慶應義塾大学は平成29年2月から、全教職員と学生を対象に、クラウドベースのＷｅｂ会議システムの提供を開始した。グローバル化への対応や、大学業務の効率化などで効果が上がっている。
Ｗｅｂ会議システムを導入した背景には、留学生の獲得のため、場所にとらわれないコミュニケーションツールの必要性が高まっていたことがある。同時に、複数キャンパス間をまたぐような案件を打ち合わせするときの、移動にかかる時間や費用を削減する目的もあった。
クラウドベースにした理由については、近年の傾向として、できるだけオンプレミスのサーバや専用機器などの導入はせずに、クラウド型のソリューションを採用する動きになっているからだ。
システムは｢Ｃｉｓｃｏ ＷｅｂＥｘ（以下ＷｅｂＥｘ）｣を採用。
慶應義塾インフォメーションテクノロジーセンター（ＩＴＣ）本部の坂東佑一氏はＷｅｂＥｘを採用した理由について次のように話す。
｢数年前からＩＴＣ内で試験的にＷｅｂＥｘを運用しており、その有効性は十分に検証できていました。また、業者からＷｅｂＥｘの教育機関向けのプラン（Ｃｉｓｃｏ ＷｅｂＥｘ Ａｃａｄｅｍｉｃ Ｏｆｆｅ）が提示され、比較的安価で全学導入ができました｣
ＷｅｂＥｘは、専用機器が不要で、ユーザのＰＣやスマホから会議を開催したり、会議に参加したりできる。ユーザインタフェースがシンプルで、直感的に操作できること、チャットや録画、資料共有機能を持っていること、最大で同時に数百名規模まで参加できることなどが採用の決め手となった。
今回のＷｅｂ会議システムが、どのように活用されているのか。3つのケースを紹介する。
1つ目は、複数キャンパスをまたいだ案件および外部業者との打ち合わせでの活用だ。
従来は、比較的アクセスが良いキャンパスに全員が集合して打ち合わせを行っていたが、Ｗｅｂ会議システムを活用することで、通常の職場にいながら、打ち合わせができるようになった。
次に、海外の留学生との面談における活用だ。これまでは国際電話などで行っていたが、料金も高額な上、お互いの顔も見えなかった。また、大人数が参加する面談には、不向きであった。
｢Ｗｅｂ会議システムを活用することで、お互いの顔を見ながら多人数での面談も可能になりました。料金面でもインターネットを使っていますので、国際電話のように話した時間に応じて料金が高くなるということもなくなりました｣
最後は、授業での利用である。一部の教員は、システムを使って授業を行い、離れたキャンパスにいる学生も授業に参加できるようにしている。
システムを利用している教職員からは、｢他のビデオ会議システムより、海外との接続品質が良い｣｢複数のキャンパスを抱えているので、このシステムは大変ありがたく、今後も重宝していく｣などの声も寄せられており、教員、職員双方から使い勝手が良いと評判だ。
学生も積極的に利用している。｢研究の一環で、遠隔地の薬剤師の方や海外の研究者の方にインタビューした際に利用している。録画機能を使い音声を録画し、あとから確認できるので便利｣であるという。
現在は利用者数が数百名にとどまっているが、今後はシステムの説明会などを積極的に開催し、活用をさらに推進していく考えだ。（蓬田修一）
