京都大学は「業務支援ICT戦略」の一つとして、教職員の情報共有システムに「Garoon（ガルーン）」を採用した。メールなど一部の機能はG Suiteを利用し、GoogleとGaroonの連携を行うことで、より利便性の高いサービスとして教職員が利用していく。
■従来のシステムはコストがかかり利用率が上がらないことが課題
京都大学では、2005年から職員向けポータルとして、オンプレミスのグループウェアを導入。2009年度から対象を教教員に拡大して運用してきた。教職員からの要望をもとにカスタマイズされたグループウェアは、膨大なメンテナンスコストや管理者の負担がかかる一方で教員の利用率が上がらないことが課題になっていた。
■Garoon採用で管理者の負担を軽減
今回のポータル刷新にあたっては、管理者の負担を軽減できるクラウドサービスが前提とされた。これまで利用してきた機能が再現でき、かつ複数のクラウドサービスとの連携や親和性を重視して、サイボウズ株式会社のGaroonを採用。メールなど一部の機能はG Suiteを利用し、「PIMSYNC」を使ったGoogleとGaroonの連携を実施する。
■Garoon、kintone、G Suiteを同じ認証システムで利用
また、職員録や契約実績検索システム、大型設備検索システムとしてkintoneも採用。Garoon、kintone、G Suite（現Google Workspace）は同じ認証システムで利用できる連携を実装している。
■安心して利用できる教職員用ポータルに進化
Garoonへの移行後は、サーバーメンテナンスの負担がなくなり、管理体制が2名から1名体制に変更された。サイボウズが運用するデータセンターを利用することで、自前でのBCP対策を最小限に抑え、安心して利用できる教職員用ポータルへと進化した。
＜Garoon 概要＞
Garoonは、サイボウズが提供する国内外5800社270万人に導入されている中堅・大規模組織向けグループウェア。数万人規模でも安心して利用できる高いスケーラビリティと使いやすさを両立。全社の情報共有基盤としての役割だけでなく、部門や拠点間の垣根を超えたコミュニケーションを促進し、チームの力を最大限に引き出す。多言語・タイムゾーン対応で企業の国際化を強力にサポートする。
Garoon製品サイト：https://garoon.cybozu.co.jp/
