学校法人麻生塾は、煩雑な業務を削減するため、クラウド人事労務ソフト「SmartHR(スマートエイチアール)」を2020年9月1日から導入した。ソフト導入により得られた時間で、さらなる教育力の向上や戦略的な人材育成にあてる。
■テレワークがしづらいなどの課題が
福岡県内に13校を展開する麻生塾は、人事・労務面で次のような課題を抱えていた。「紙のやり取りによる重要データ紛失の危険性」「業務の標準化・共有化ができておらず、属人化している」「過去のデータが分散しているため、必要情報の検索に時間と手間がかかる」「物理的な紙で業務を進めているため事務所への出勤が必要（テレワークがしづらい）」。
■SmartHRを導入した理由
そうした課題を解決するため、下記3要件を満たすシステムとして「SmartHR」を導入。
（1）紙の煩雑なやり取りの削減により、情報漏えいリスクを低減
SmartHRでは、従業員本人がスマートフォンやPCから従業員情報を入力するだけで必要書類を自動作成し、Web上から役所への電子申請が可能。また、紙のやり取りが削減されるため、重要な書類を紛失する心配もない。
（2）人事情報をWebで一元管理することで、業務が標準化され属人化を解消
SmartHRでは、人事情報を収集から管理までを一元化。そのため、データが分散することなく蓄積された情報をほしいタイミングで入手できる。SmartHR上で「誰の手続きがどこまで進んでいるのか」を可視化。人事担当者が個別で管理することによって起こる属人化を解消できるため業務標準化に繋がる。
（3）人事部門のテレワーク対応をはじめとした働きやすい環境の整備
SmartHRでは、クラウド上で情報をやり取り・管理するため、紙でのやり取りが必要なくなり、事務所や役所に出向くことなく手続き可能となる。そのため、人事担当者は場所を選ばずテレワーク下でも働ける。また、今まで煩雑な業務に使っていた時間を効率化し、「社員が働きやすい環境を整えるための制度づくり」に充てることができる。
＜学校法人麻生塾 法人本部 経営企画部 部長 友重文徳氏コメント＞
学校法人として、変化の激しい時代に対応できる体制を構築するため、SmartHRを導入した。人事情報の一元管理や労務事務の効率化を通して得た時間を、さらなる教育力の向上や戦略的な人材育成など、付加価値の高い取組へ活用していきたい。今回の導入が、教職員の成長ひいては学生の成長、また教職員の働きがいの向上に繋がることを期待する。
