大阪市では平成２４年度末に校務用ＰＣとグループウェア、ＣＭＳ（コンテンツマネジメントサービス）を整備し、平成２５年度から小中学校３１校で校務支援システムの試験導入を実施しており、８月８日、試験導入による校務の軽減効果について報告した。グループウェア機能や、マスターデータを修正すれば関連するシステムすべてのデータに反映される「ワンソース・ワンマスタ」運用により、校務にかかる時間について、教頭は年間１３６・３時間、教員は年間１６８・１時間を削減できた。
| グループウェア・校務支援サービス の導入成果 |
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| 大阪市教育委員会公表資料より作成 |
教育委員会事務局は「大阪市の校務情報化は、その展開手法、運営手法、改善サイクルなど、システム導入だけでなく、その徹底的な使い込みが特徴だ。校務支援システムの導入とともに学校にＣＩＯの配置（教職員から選出）や統合コールセンターを整備するなど教員の支援体制や運用を工夫することで、必ず効果が出ることを全国の教育委員会にお伝えしたい。平成２６年６月に発表されたＯＥＣＤによる国際教員指導環境調査の結果に対して、今回の大阪市の成果データを公表することで、日本の教育現場の課題解決の一助につながればという思いがある。入れて終わりのシステムでは十分な効果が出ない」と話す。
事業目的は以下の３つ。▽学校教育の質の向上、学校経営の効率化・高度化 ▽学校から保護者・地域への情報発信の促進 ▽教員のＩＣＴリテラシーの向上と情報セキュリティの強化
平成２４年９月に「総合評価方式」で事業者を日本電気株式会社（ＮＥＣ）に決定。大阪市校務支援システム専用のプライベートクラウドを構築し、教員１人１台のＰＣを整備したのが、平成２５年１月。校務支援システムには「ＥＤＵＣＯＭマネージャーＣ４ｔｈ（株式会社ＥＤＵＣＯＭ）を導入し、ガイダンス、集合研修、学校巡回研修なども実施した。統合コールセンターでは、電話やメール、ＦＡＸなどでＰＣの基本操作、Ｏｆｆｉｃｅアプリケーション、校務支援システム、その他システム、周辺機器類のトラブルシューティングから修理手配まであらゆる質問に対応しリモートサポートも行っている。情報漏えいなど事故のない職場づくりのため、情報セキュリティに関する「管理規定」「対策基準」「実施手順」も策定した。
グループウェア、連絡メールやＣＭＳなどのコミュニケーションツールは３月に全４５８校（小・中・高等学校、特別支援学校）に、校務支援システムは３１校（小学校２０校・中学校１１校）の試験校に導入。
現在、教職員及び教育委員会１万６６０５人・校務用ＰＣ１万２２５７台が２４時間３６５日でサービスを利用している。毎月５〜６０００万件のインターネット利用があり、誰が何時に何回どのサービスを利用しているのか、各ＰＣがどのソフトやデバイスを何回利用しているのか、どのＰＣがどんなサイト閲覧、デバイス接続があり、ウィルス検知との関連性等を常にチェック。資産の管理と運用管理をシステム的に行い分析することで、校務の課題や対策等ベストプラクティスが可視化され、まさに「校務ビッグデータ」が実現できており、今回のような効果・成果の「定量報告」も可能にしている。
大阪市では試験導入校３１校にアンケート、５２８名からの回答結果を分析した。
それによると、校務支援システムの導入・活用により、教頭の校務は年間１３６・３時間、教員の校務は年間１６８・１時間効率化を図ることができた。特にその効果は「通知表作成」と「日誌・週案作成」において顕著に見られ、通知表作成については、教員は４２・２時間、日誌・週案については２８時間が軽減。教頭は、日誌・週案において７６・７時間が削減されたという。
グループウェアについては、試験導入後３か月で、校長・教頭の利用が１００％に、教員は９７％になった。繁忙期には、約１万４０００人の教職員から日に３万４０００アクセスがある。
新しいＣＭＳについては１年間で全小中学校４２８校が移行を完了。毎月学校ＨＰを更新している学校が８６％になり、土日も含め毎日更新している学校も増えてきている。
大阪市では、自宅から操作ができるテレワークサービスも導入している。セキュリティ対策を行っているＰＣであればインターネット経由で校務を行うことができる。
これによりＵＳＢメモリによる個人情報の持ち帰りをなくし、情報漏えいリスクを低減することが目的だ。試験導入校では３４％が、全校では２３％がテレワークを活用している。
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試験導入校では、「グループウェア」「校務支援サービス」「コミュニケーション」それぞれにつき、どのような作業が軽減できたのか。
■グループウェア（連絡掲示板、個人連絡、会議室、施設備品予約、予定表、週案・時数管理、学校日誌・各種日誌）＝「個人連絡」「連絡掲示板」「会議室」「書庫」等による情報展開・情報共有を図ることで、職員朝礼や職員会議の回数を減らすことができた。会議時間も短縮した。
■校務支援サービス（出欠管理、成績処理、通知表作成、指導要録作成、調査書作成、名簿作成、いいとこみつけ、健康診断、体力テスト）＝「ワンソース・ワンマスタ」運用を徹底することで、名簿管理、出席簿、成績処理、通知表、指導要録までの流れが一元化され、「入力は一度だけ」、転記作業なしが実現。これにより、手書きによる書き直しのリスクや重複作業、転記ミスのチェック、出欠日数の検算などの作業から解放された。なお校長の承認印の電子化は、平成２７年度中に実施される予定。
■コミュニケーション（学校ＨＰ作成、保護者メール送信）＝これまでの学校ＨＰシステムは更新の際に事前申請手続きが必要であったこともあり、更新は年に数回程度にとどまっていた。現在は、数分間程度で記事の更新ができることから、日々の子供の様子を発信しやすくなった。また、保護者メール送信を活用して更新を知らせる仕組みも実現した。
修学旅行や運動会、林間学校などをリアルタイムに情報発信をしている学校もあり、「毎日見るのが楽しみなＨＰ」が増えた。閲覧数もひと目で分かる。
効率化が図られた時間を教員は何に活用したいと考えているのか。
小学校教員、中学校教員ともに「授業準備や教材研究にかける時間を増やすこと」がトップ。次に、放課後の補習など、子供と触れ合う時間を増やすことが２位。３位は、小学校教員が「子供の作品やノートを見る時間を増やしたい」、中学校教員が「部活動の指導にあたる時間を増やしたい」であった。
校務効率化時間、教頭＝年間１３６・３時間／教員＝１６８・１時間減についてどう思うかについても聞いた。
小中学校教員は、「すべての数値において、まだまだ効率化が図れると思う」「今は使う機能に偏りがあるため、グループウェアや校務支援サービス、学校ＨＰシステムなどをもっと使いこなしたい」と回答。
小中学校教頭は「数値以上にもっと効果が出ているという実感がある」「出席簿の月末集計点検作業等の際、翌日には教員に戻さなければならないというプレッシャーから解放され、時間では計れない効果がある」、小中学校校長は「試験導入校で２年目を迎え、以前と比べてさらに効率化が図られている」という。
また出欠管理や所見「いいとこみつけ」の校務などはもともと教室で行っていることから、教室でも職員室と同じ作業を行うことができる端末・環境が必要であるという意見もあった。
今後、大阪市では、試験導入校の成果を全校４５８校１万６６０５人に拡充するため、学校業務の更なる改善を図るとともに、大阪市教育版「熟議サイト」の新設による知見・情報の共有、テレワークの利用促進による情報セキュリティの向上、学校ＨＰの充実による積極的な地域・保護者への情報発信も強化していく考えだ。
■小学校
教員＝ＰＣ操作が必要なため、結果的にＩＣＴスキルが向上している。週案は時数計算が不要になった。ＣＩＯ＝保護者に信頼される通知表作りに、これまで以上に注力できるようになった。グループウェアに職員朝礼資料をアップできるので、準備の効率化が図られた。教頭＝通知表の所見・評定の転記ミスのチェックが不要、一覧表での確認ですむようになり、大幅な効率化が図られた。校長＝ファイルサーバの利用によりＵＳＢメモリの利用数が激減し、ウィルス感染や個人情報漏えいリスクの低減につながっている。
■中学校
教員＝机上の山積みだった紙書類が減った。仕事にスピード感が出てきた。保護者対応に時間を割くことができるようになった。ＣＩＯ＝行事の企画・運営に時間をかけられるようになった。情報の共有化が自校内・他校間でも容易になった。教頭＝出欠簿、週案等の掲載ミスのチェック作業がなくなった。校長＝ＨＰが簡単に更新できるようになったので、保護者への情報発信が強化され、保護者の学校理解が促進されている。
【2014年9月１日】
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